Contabilidad, electrónica la punta del icerberg

*Artículo publicado en la revista Puntos Finos, No. 341, diciembre 2023.

L.C.P. Marco Alberto Chavarría Orozco, Socio del Área Fiscal de Garrido Licona y Asociados

INTRODUCCIÓN

Durante los últimos años, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha venido automatizando sus procedimientos de fiscalización, con lo que ha logrado incrementar de manera significativa la recaudación.

En 2015, este enfoque de automatización y el uso de tecnología trajo consigo una nueva obligación fiscal para los contribuyentes, la contabilidad electrónica, cuya implementación ha sido todo un reto de carácter operativo para los contribuyentes y, a su vez, una herramienta muy valiosa de fiscalización para las autoridades.

Aunque hoy en día dicha obligación es considerada equivocadamentecomo un trámite, no podemos dejar de señalar que su objetivo esencial es que las autoridades fiscales cuenten con elementos suficientes para que, en conjunto con otras herramientas ‒Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o Facturas Electrónicas (CFDI), declaraciones anuales, de pagos provisionales, de pago definitivo, informativas y otras‒, puedan determinar si existieron irregularidades u omisiones en el pago de las contribuciones.

Debido a lo anterior, el cumplimiento del correcto ingreso o envío de la contabilidad electrónica al SAT se vuelve muy importante, en virtud de que no solo nos enfrentamos a la imposición de multas o sanciones por no hacerlo o por presentarla incorrectamente, sino que también estamos ante posibles contingencias fiscales o circunstancias más graves, como lo es la presunta realización de operaciones inexistentes o simuladas.

A lo largo de este estudio, se explica en qué consiste la obligación de la contabilidad electrónica, así como las consecuencias fiscales que puede traer el no cumplir en tiempo y forma con ella.

LO QUE DEBE SABER SOBRE LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

La contabilidad tiene un papel fundamental en las empresas, toda vez que es una valiosa herramienta que permite la toma de decisiones partiendo de una base que refleja el desempeño financiero de una entidad.

De conformidad con las disposiciones fiscales aplicables, la obligación de llevar la contabilidad electrónica implica observar aspectos relevantes, que se exponen a continuación:

  1. Catálogo de cuentas. Es el documento que detalla de forma ordenada las claves y nombres de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos, así como cuentas de orden, a nivel de cuenta mayor o subcuenta de primer nivel.
  1. Balanza de comprobación. Es el documento que lleva el registro mensual de los movimientos y saldos de todas las cuentas y subcuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden.
  1. Pólizas y auxiliares. Son los documentos internos de la entidad donde se registra cada una las operaciones realizadas; contienen información detallada que permite la identificación y seguimiento de las operaciones financieras, principalmente lo relacionado con la expedición del CFDI de cada operación efectuada por la entidad.

De acuerdo con lo anterior, el catálogo de cuentas se envía una sola vez, junto con la primera balanza de comprobación del ejercicio; posteriormente, solo es necesario ingresarlo cuando existan modificaciones a la información financiera enviada con anterioridad.

El envío de la balanza de comprobación varía según el tipo de contribuyente. Si se trata de una persona moral, debe efectuarse de manera mensual, a más tardar, en los primeros tres días del segundo mes posterior al mes que corresponda la información; es decir, si la balanza corresponde al mes de octubre, deberá enviarse antes del 3 de diciembre.

En el caso de las personas físicas, la balanza de comprobación se envía mensualmente, a más tardar en los primeros cinco días del segundo mes posterior al mes que corresponda la información por enviar; con base en el ejemplo anterior, si la balanza corresponde al mes de octubre, se debe enviar a más tardar el 5 de diciembre.

Para aquellos contribuyentes que cotizan en la bolsa de valores, el envío de referencia es de carácter trimestral. 

Adicionalmente, al finalizar el ejercicio fiscal, deberá presentarse la balanza del cierre de periodo, mejor conocida como “balanza 13”, antes del 20 de abril del año siguiente al ejercicio que corresponda tratándose de las personas morales; para las personas físicas, el plazo es hasta el 22 de mayo del año siguiente al ejercicio respectivo.

De este modo, el catálogo y las balanzas de comprobación deberán enviarse a través de la página o portal del SAT, dentro del aplicativo “Envía tu Contabilidad Electrónica”. Es importante asegurarse de que el archivo sea aceptado; de lo contrario, se deberán realizar los ajustes necesarios y volver a enviarlo las veces que sea necesario hasta que la obligación se tenga por cumplida.

Cabe señalar que dicha información contable se deberá resguardar por un periodo de 10 años, de acuerdo con las disposiciones fiscales aplicables.

Lo que es importante, y algunas empresas lo han omitido, es la obligación de contar con las pólizas contables relacionadas con cada CFDI emitido; si bien es cierto que no es una obligación enviarlas a las autoridades fiscales, se deberán proporcionar a petición de estas, en los siguientes casos: 

  1. En el trámite de una devolución o compensación.
  1. Durante las facultades de comprobación.

Cabe mencionar que a las empresas se les ha complicado tener las pólizas contables y auxiliares tal y como lo establecen las disposiciones fiscales, por la relación del CFDI que deben de tener, a causa de los diferentes sistemas contables que tiene cada una de ellas.

EL IMPACTO DE LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA 

Como es sabido, las autoridades fiscales tienen la facultad de realizar revisiones electrónicas, las cuales son procesos de auditoría que consisten en revisar uno o varios conceptos o rubros específicos de la información de los contribuyentes, con un procedimiento ágil a través de medios electrónicos.

Estas revisiones se realizan con base en la información y documentación que se encuentre en poder de la autoridad, como son las declaraciones mensuales, anuales, e informativas, los CFDI y, una de las principales, la contabilidad electrónica, mediante la cual tienen prácticamente toda la información financiera de los contribuyentes.

Aunado a lo anterior, parecía que las autoridades fiscales se habían olvidado de esta obligación, dado que la mayoría de las empresas se habían amparado; sin embargo, debido a la resolución desfavorable para los contribuyentes de los amparos promovidos, en el sentido que se debe de cumplir con el ingreso de la contabilidad electrónica, la autoridad fiscal dio inicio a la fiscalización por no haber enviado el catálogo de cuentas y las balanzas de comprobación mensuales, respectivamente.

En este contexto, el incumplimiento de la obligación de llevar y presentar la contabilidad electrónica de manera adecuada y oportuna resulta en la imposición de multas, que van desde los $7,110 hasta los $21,310 en caso de reincidencia.

Desde mi punto de vista, la multa es solo la punta del iceberg y la menor preocupación, ya que el no cumplir con todos los elementos de la contabilidad electrónica puede traer consecuencias de mayor impacto, que muchas veces no se toman en cuenta.

Siguiendo la analogía del iceberg, lo que se esconde debajo es que las autoridades fiscales podrían ejercer sus facultades de comprobación a través de una visita domiciliaria o revisión electrónica, mediante las cuales se encuentran en posibilidad de solicitar pólizas y auxiliares contables que la mayoría de las empresas no tienen conforme a los requisitos establecidos por las disposiciones aplicables, es decir, con la relación de los CFDI emitidos.

Esta situación puede traer un impacto fiscal considerable, como es el rechazo de la deducibilidad de erogaciones por no encontrarse debidamente registradas en la contabilidad, además del acreditamiento del impuesto al valor agregado (IVA) y, por tanto, la determinación de presuntas inconsistencias u omisiones en el pago de las contribuciones correspondientes.

Por lo anterior, no podemos tomar a la ligera la obligación de la contabilidad electrónica, sino que debe considerarse de vital importancia desde el proceso de envío hasta la relación de las pólizas contables, como lo prevén las disposiciones fiscales, así como analizar detalladamente la información de lo que se está preparando y enviando al SAT.

Asimismo, en caso de no cumplir de manera cabal con lo establecido en materia fiscal, es recomendable iniciar el proceso de cumplimiento desde cinco años atrás y prever cualquier contingencia fiscal, según corresponda.

CONCLUSIONES

La obligación de los contribuyentes relacionada con el envío e ingreso de la contabilidad electrónica resulta ser un medio eficiente y eficaz de fiscalización, así como altamente recaudatorio, por lo que se espera que el SAT busque explotarlo al máximo en los próximos meses.

En ese sentido, es de vital importancia que se implemente y regularice a la brevedad el cumplimiento de esa obligación en aquellos casos en que no se ha atendido; y en los que se ha hecho, resulta importante analizar y verificar la información que se ha proporcionado y que se seguirá ingresando al SAT.

Con lo anterior, se pueden prevenir riesgos y contingencias fiscales, además de la imposición de multas, que sin duda impactan en el bolsillo de los contribuyentes.

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