Nueva forma de calcular el ajuste mensual al subsidio

Derivado de la nueva actualización de la “Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento”, publicada el 11 de octubre de 2019 en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT), se incorpora una nueva mecánica para tratar los ajustes mensuales al subsidio al empleo causado.

Esta nueva mecánica se incorpora para establecer un mecanismo de reversión de la aplicación del subsidio al empleo en aquellos casos en que se aplica en alguna(s) semana(s) o quincena(s), pero en el cálculo del mes no resulta subsidio aplicable o resulta en cuantía menor a la aplicada durante dichos períodos.

Estos casos se presentan cuando durante el mes regularmente el trabajador tiene derecho al subsidio al empleo, pero dado que en alguna semana o quincena el trabajador obtuvo alguna percepción extraordinaria que eleva su ingreso mensual total a tal rango que ya no le corresponde subsidio al empleo, resulta entonces que el subsidio al empleo que se le aplicó en las otras semanas o quincena del mes debe revertirse.

La Guía incluye un ejemplo de una nómina quincenal que, desafortunadamente, está manejado en desapego a las disposiciones fiscales, lo cual podrá prestarse a aplicaciones equivocadas de la legislación, perjudicando al trabajador con potenciales excesos de retenciones. Esta problemática se analiza a continuación, y se plantea la manera en que, de conformidad con las normas jurídicas, los datos deben ser manejados.

Como paso inicial se procede a explicar el procedimiento que la autoridad ha diseñado para reportar el ajuste al subsidio causado

Lógica matemática
En el cálculo de una nómina, uno de los objetivos debe ser que en la última nómina del mes, sea semanal, decenal, quincenal o cualquier otra periodicidad, se refleje el cálculo del impuesto que corresponde al ingreso del mes.

En este sentido, el impuesto del último período quincenal, semanal, decenal o la periodicidad aplicable, no necesariamente corresponde al ingreso de ese último período, sino debe ajustarse el ingreso total del mes.

En este sentido, si se toma, por ejemplo, una nómina quincenal y se calcula cada quincena de manera aislada, resultan los impuestos que se muestran en la Tabla 1.

Como puede apreciarse, al calcular cada quincena de manera aislada resulta que en la primera quincena se tiene un subsidio causado y hasta entregado en efectivo, mientras que en la segunda quincena se tiene un ISR a cargo, sin causación de subsidio.

No obstante lo anterior, si se calcula el impuesto del mes, considerando la totalidad de los ingresos, resulta en el cálculo mostrado en la Tabla 2.

Como puede apreciarse, el impuesto causado en el mes es superior a lo que se calcula considerando las quincenas por separado, como se muestra en la Tabla 3.

La diferencia se explica porque en la primera quincena el ingreso se ubica en un rango en que le corresponde subsidio al empleo y no hay retención de impuesto. Aunque en la segunda quincena el impuesto es progresivamente mayor, al ubicarse inclusive en un rango con tasa marginal mayor a la de la primera quincena e incluso mayor a la del ingreso total mensual, el impuesto neto de esa segunda quincena es considerablemente menor que el impuesto mensual.

Ahora bien, dado que la segunda quincena es la quincena con la que se cierra el mes, es en ese último período cuando debe hacerse el ajuste del impuesto mensual; es decir, es el momento en que se realiza el cálculo del impuesto mensual y se realizan los ajustes correspondientes, como se muestra en la Tabla 4.

En los cálculos anteriores se muestra que en la Quincena 2, que es el período de cierre del mes, no se efectúa un cálculo del impuesto sobre el ingreso percibido en esa quincena, sino que se calcula el impuesto del total de ingresos del mes. Ese cálculo mensual es al que se refiere como “objetivo”, pues son los números objetivo a los que se debe llegar con los ajustes a realizar en la quincena.

En este sentido, se tiene que el impuesto mensual es de $559.22 pesos, y como en la primera quincena se causó un impuesto de $150.60, ya reportado en el CFDI de nómina de esa primera quincena, resulta que el impuesto causado en esa segunda quincena es la diferencia entre el impuesto mensual y el retenido en la quincena inicial (o en las semanas previas en el caso de pagos semanales). En este caso, el monto es de $408.62, que es la diferencia del impuesto mensual (559.22) menos el impuesto de la primera quincena (150.60).

Ahora bien, hasta aquí, con estos datos, se tienen causados y reflejados la totalidad de impuestos del mes; sin embargo, no se debe perder de vista que en la primera quincena, aunque resultó un impuesto, este no se pagó porque se aplicó un subsidio al empleo en cantidad inclusive mayor al propio impuesto. El impuesto de esa primera quincena fue de $150.60 y el subsidio causado fue de $160.35, generando así una entrega de subsidio en efectivo al trabajador por $9.75.

Para que los datos cuadren, es necesario realizar el ajuste de ese subsidio que se causó en una quincena (o semana), pero que en el global del mes no se causa.

Por esta razón, la autoridad establece la obligación de incluir un nuevo concepto de deducción en el CFDI denominado “Ajuste al subsidio causado” que se descontará al trabajador en virtud de habérsele otorgado inicialmente. Este concepto se agregará al catálogo de conceptos de deducción con la clave 107. A la fecha de publicación de este estudio, los catálogos nuevos no han sido dados a conocer.

Derivado de lo anterior, es necesario descontar al trabajador el subsidio que se le entregó durante el mes, en exceso al que se causó en el mes, como se muestran en la Tabla 5.

Como se aprecia en la Tabla 5, se incorpora al cálculo el concepto del ajuste al subsidio causado, con la clave 107, que representa la suma de los subsidios causados en la quincena inicial o en las semanas previas.

Solo mediante esta mecánica se asegura que la percepción neta que debe resultar en el mes sea igual a la precepción neta que resulte de sumar las percepciones netas de las quincenas o de las semanas.

Problema con la explicación en la Guía de Llenado
En la Guía de llenado la autoridad incluye un ejemplo de cálculo quincenal con los datos utilizados para este ejemplo. En su explicación exponen que en la segunda quincena el impuesto causado es el correspondiente al ingreso de la segunda quincena, y no el del ingreso mensual global. Esto es incorrecto porque propicia que la percepción neta se distorsione y no cuadre con lo que debería resultar en el mes.

Otro de los efectos negativos para el trabajador de manejar los datos de la forma en que lo plasma la autoridad, es que la retención del período aislado (sin hacer el cálculo global mensual), provoca una retención mayor que no podrá ser recuperada por el trabajador sino hasta el ajuste anual o la presentación de su declaración anual, según sea el caso, afectándose así el flujo de dinero disponible durante el ejercicio.

Esta mecánica descrita, además, no está apegada al procedimiento de Ley, que consiste en realizar el cálculo de manera mensual, con el ingreso total percibido en el mes.

Por tanto, es importante que la realizar los cambios previstos en esta nueva Guía, en el sistema de nóminas, se tome con la reserva del caso lo plasmado en la referida Guía, por los efectos ya expresados.

Ajuste de ISR que se dejó de retener

Adicional al ajuste del subsidio para el empleo causado, se incorporan otros conceptos para que la autoridad cuente con información completa del subsidio entregado que no correspondió y del ISR que se ajusta por el subsidio aplicado en exceso.

Para esto, se incorporan los siguientes conceptos de “deducción” y de “otro pago”:

El manejo de estos conceptos se plasma en la Tabla 6.

En la Tabla 6 se muestra cómo debe reflejarse la causación del ISR por $150.60 que equivale al ISR que dejó de retenerse en la Quincena 1 por la aplicación del subsidio al empleo. En este caso, como en el mes no se causó subsidio al empleo, ese efecto se revierte y produce un impuesto a cargo a retener, que al sumarse con el subsidio entregado en efectivo, equivale al monto del subsidio causado que ya se está ajustando vía descuento al trabajador. Estos datos, aunque se plasman como una deducción, se complementan con un ingreso por “otro pago” puesto que su efecto es meramente informativo, para que la autoridad cuente con los datos necesarios para el prellenado de la declaración anual.

En este sentido, estos últimos datos del Ajuste de ISR que se dejó de retener son meramente informativos, puesto que el efecto de la retención que quedó pendiente de la quincena inicial (o semanas previas), se da precisamente en el “ajuste al subsidio para el empleo causado”.

Caso semanal

La misma mecánica se plasma ahora con un ejemplo de pagos semanales, en los que al contrario del ejemplo anterior, aunque en el acumulado mensual no se genera subsidio al empleo, se tiene la particularidad de que existen retenciones efectuadas en exceso en el mes. El efecto de reversión se plasma en la Tabla 7.

No obstante que estos cambios entran en vigor el 1 de enero de 2020, es altamente recomendable que cuanto antes se comience a trabajar en ellos, pues requiere de ajustes en la programación de los sistemas de nómina tanto para el cálculo de impuestos como en la integración y generación de los datos que conformarán en archivo XML de la nómina.

Los cambios son de alto impacto operativo, y el tiempo que resta del ejercicio es escaso.

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